爱读文章网

当前位置:主页 > 各类范文 > 管理制度 >

公司档案管理制度

作者:www.aidwz.com 时间:2013-10-29 12:51 点击:
300x246

第一章总则

 

第一条为安全完整保存、科学规范管理和有效利用集团公司档案,使档案作为集团公司的资源和财富,能更好地为集团公司经营管理、科研生产服务,依据《中华人民共和国档案法》、《中国xx工业集团公司档案工作管理办法》等,制定本制度

第二条本制度适用于集团公司及各分、子公司。


第二章档案管理体系

 

第三条集团公司档案管理工作接受中国xx工业档案馆和地方档案部门及其他有关部门的指导、监督、检查、培训等。

第四条集团公司及所属厂人事档案工作均由集团公司档案部门统一管理。

第五条除人事档案外的其他档案工作,由集团公司及各分、子公司分别管理。


第三章管理原则

 

第六条公司档案管理坚持以下原则:

(一)集中统一管理原则:集团公司及各分、子公司各门类档案不得分散在各单位(部门),由档案部门集中统一管理。

(二)先进性原则:集团会司及各分、子会司应执行国家档案局确定的档案工柞“三纳入”(即纳入生产管理、技术管理和科研管理工作之中)、“四参加”(即参加产品定型、科研课题鉴定、设备仪器开箱验收和基建工程竣工验收)制度,切实把档案工作列入企业发展规划和工作计划,保证档案工作机构、人员、经费和设施设备等必备条件,以适应档案管理现代化的要求,即融入集团公司信息化建设中,逐步实现档案电子化管理。

 

第四章管理目标

 

第七条维护档案的完整与安全,保证集团公司安全高效经营。

第八条为集团公司及各分、子公司生产经营提供优质服务,为领导人员经营决策提供有力依据,促进档案信息向现实生产力转化,提高集团公司经济效益。


第五章管理职责

 

第九条集团公司档案管理职责包括以下内容:

(一)负责贯彻执行国家和集团档案工作的法律、法规;

(二)负责提出集团公司档案工作发展规划和工作计划并组织实施;

(三)负责对各单位(部门)的档案(资料)工作给予指导、监督和检查;

(四)负责集团公司各种门类、载体档案的接收、整理、保管、提供利用及档案信息的编研、开发工作,建立电子目录并及时更新,保证与实际变化及纸质目录相符;

(五)负责档案年报的统计和上报;

(六)参加上级档案部门组织的学习、培训、竞赛、研讨等活动;

(七)完善集团公司档案门类,(管理制度 www.aidwz.com )对现有档案缺失材料及时发现和予以补充;

(八)完成上级档案部门和集团公司交办的其他任务。


第六章档案人员

 

第十条集团公司及各分、子公司配备专职档案人员。档案人员须经档案和相关知识的培训,考试合格后方能上岗。

第十一条档案人员属于专业技术人员,按档案系列或工程技术系列评聘专业技术职务,并按集团公司规定享有保健津贴、保密费等。

第十二条集团公司总部的档案人员应具备中级以上专业技术职务或者相当的学识水平和工作能力。

第十三条档案人员要努力钻研档案业务,进行相关知识如微机及办公软件的学习,更新自己的知识结构,提升档案业务能力,提高档案管理水平。

第十四条档案人员要及时总结工作经验、工作心得等,积极撰写档案管理论文,争做档案管理专家。


第七章档案收集、移交和归档

 

第十五条档案形成部门按照国家有关规定,注意收集有保存和查考价值的文件材料,及时向档案部门移交,任何个人不得将其据为私有,拒交档案。

第十六条档案形成部门收集的各类文件材料必须符合档案工作相关规定要求,档案人员接收档案时必须认真鉴定和验收,不合格的拒收,合格的办理移交手续。

第十七条档案人员对于接收的档案进行整理、分类,确定密级、保管期限等,并按照集团各门类档案的有关要求归档立卷。

 

第八章档案分类及构成

 

第十八条人事档案。是集团公司在人事管理活动中形成的,记述和反映员工个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来的以备考察的文件材料,主要是由人事、组织等部门在录用、培养和选拔员工的工作活动中形成的,是个人简历、社会关系、学历、思想品德、工作经历、政审、奖励以及诚信等方面的原始记录,是个人自然情况和参加社会方方面面活动的记载和真实反映。

第十九条文档案:是集团公司在行政管理、经营管理、生产技术管理及党群工作等活动中直接形成的,以及外单位发来的,各种门类和载体的具有保存价值的文件材料。

第二十条会计档案:是集团公司在财务活动中形成的档案,包括会计凭证、会计账薄、会计报表、会计报告、查账报告、验资报告以及与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件材料。

第二十一条科技档案:是集团公司在生产、科研、基本建设和设备仪器管理等科技活动中形成的,具有保存价值的科技文件材料。科技档案分为:

(一)产品档案,包括产品(军品和民品)的文字材料、蓝图、底图等;

(二)设备、仪器档案,包括设备、仪器的使用说明书、装箱单、合格证等;

(三)基建档案,包括基本建设的有关文字资料、建筑图纸、产权证、土地证等。

第二十二条外来资料:是集团公司为工作参考而搜集来的各种公开或内部出版物、文件、档案原件及复制品等。外来资料按档案所属类别归档。


第九章档案保管

 

第二十三条档案部门建立专用、坚固的库房,库房面积为每千卷二十至二十五平方米,配置铁质档案拒、护栏、报警器、干湿温度计、空调机、去湿机、灭火器等设备,以利于档案安全和长久保存。

第二十四条档案部门要设置专门的档案查阅室和档案人员办公室,做到库房、阅览室、办公室三分开。

第二十五条档案库房管理应贯彻“以防为主、防治结合”的原则,切实做好温湿度调节和控制,每天记录一次,并及时采取相应的措施,保证达到档案库房温湿度要求(温度14 - 2490,相对湿度45% —60% )。同时,还应具有良好的卫生环境,做好防治有害生物、防火、防光、防潮、防尘、防磁、防盗和防污染等安全措施。

第二十六条案卷排架要科学和便于查找,拒内案卷排列应从上到下,从左到右。

第二十七条特殊载体,如照片、光盘及奖杯、奖章、奖状、锦旗等实物的保管,根据其特性分别管理,最大限度地减少其损坏。

第二十八条对库藏的档案于每年年终前清点核对,做到账物相符、账账相符、账单相符,进出库手续完备。

第二十九条集团公司档案保管期限按照所属类别档案保管期限执行。

 

第十章档案利用统计

 

第三十条查阅、借阅与复制档案要遵守有关管理规范,严格履行审批手续。

第三十一条在符合利用手续情况下,采用先进、快捷的手段为利用者及时、准确地提供服务并做好利用登记。集团公司及各分、子公司档案部门年底按照要求统计各类数据,集团公司档案部门整理汇总后向中国工业档案馆报送。

 

第十一章档案鉴定、销毁

 

第三十二条档案部门对确无保存价值、保管期限已满的档案进行鉴定,登记档案销毁清单。

第三十三条档案部门将已登记的档案梢毁清单报集团公司主管领导及保密管理部门批准后,由省保密部门监销。


第十二章档案保密

 

第三十四条档案人员对接收的档案确定密级,提供密级档案要严格执行集团公司保密制度。

第三十五条非档案人员未经允许不得进入存放密级档案的库房,经批准进入后须有档案人员陪同。

第三十六条凡查阅、借阅密级档案的员工,未经允许不得摘抄、拍照,不得任意对档案拆卷、涂改、标记、损坏、丢失和复制等。违者,按国家相关法律、法规及集团公司保密制度予以处理。

第三十七条借阅密级档案的员工须妥善保管,不得随意放置,以免失、泄密。违者,按国家相关法律、法规及集团公司保密制度予以处理。


第十三章奖惩

 

第三十八条集团公司对符合下列条件之一的单位和个人,予以表彰和奖励:

(一)在档案收集、整理、开发利用等基础工作中做出显著成绩的;

(二)在档案保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案科技进步方面做出重要贡献的;

(四)主动将重要档案或珍贵档案捐赠给国家、上级集团和集团公司的;

(五)同违反档案法律、法规行为作坚决斗争并表现突出的。

第三十九条集团公司对有下列行为之一的单位和个人,应当责令限期整改;情节严重的,由集团公司对主管领导或直接责任人给予行政处分;构成犯罪的,依法追究其法律责任。

(一)拒绝对集团公司档案实行集中统一管理的;

(二)将在公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有,拒不归档或不按规定期限向档案部门移交档案的;

(三)涂改、伪造、损毁、丢失、抄录、销毁集团公司档案的;

(四)倒卖档案牟利或擅自将档案送给他人的;

(五)明知档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

(六)档案人员或对档案工作负有责任的各级领导人员玩忽职守,造成档案损失的。


第十四章附则

 

第四十条本制度自印发之日起施行。

第四十一条本制度由集团公司人力资源部负责解释。

本文地址:http://www.aidwz.com/fanwen/2361.html
500*200