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公司文书档案管理规范

作者:www.aidwz.com 时间:2013-10-30 12:20 点击:
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第一章总则

 

第一条为加强集团公司文档案管理工作,保证文书档案安全完整和有效利用,依据集团公司《档案管理制度》,制定本规范。

第二条本规范所称文书档案是指集团公司在行政管理、经营管理、生产技术管理及党群工作等活动中直接形成的,以及外单位发来的,各种门类和载体的具有保存价值的文件材料。

第三条本规范适用于集团公司,各分、子公司可参照执行。


第二章收集

 

第四条集团公司及各分、子公司职能部门随时收集反映集团公司活动的、具有查考价值和科学历史研究价值的文件材料。

第五条文件材料载体包括纸质、录像带、录音带、照片、光盘、磁盘等。

第六条文件材料应齐全、完整,真实地反映该活动的情况和历史过程。

第七条文件材料书写字迹工整,手写材料应用蓝黑墨水、碳素.墨水或墨汁书写,以利于长久保存。

第八条归档的文件材料应是原件,一般情况下不用复印件代替原件归档。如用复印件归档,须说明原因,并在复印件上加盖归档部门印章。

第九条声像材料须图像清晰,音质纯正,并附简要文字说明。


第三章移交

 

第十条文件材料形成部门应于次年四月底前向集团公司档案部门移交文件材料。

第十一条移交文件材料时须严格履行移交手续。集团公司档案部门按完整、准确、系统的要求进行验收,不合格者拒收,并责令文件材料形成部门限期整改。

 

第四章整理归档

 

第十二条集团公司档案部门对接收的文件材料按《工业文书档案的建档要求》进行建档,包括分类、组卷、编目、装订、排架、编制检索工具等。

第十三条归档的文件材料范围:

(一)反映集团公司主要职能活动和基本历史面貌的,对集团公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)集团公司在生产经营活动中形成的维护国家、企业和员工权益等方面具有凭证价值的文件材料;

(三)集团公司需要贯彻执行的上级机关的文件材料和各分、子公司报送的重要文件材料;

(四)其他对集团公司工作具有查考价值的文件材料。

凡属文书档案归档范围的文件材料,必须按有关规定向集团公司档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第十四条不归档的文件材料范围:

(一)上级机关的文件材料中,属于普发性不需集团公司办理的文件材料,任免、奖惩非集团公司员工的文件材料,以及供工作参考的抄件等;

(二)集团公司文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性来信、电话记录,集团公司内部互相抄送的文件材料,集团公司领导人员兼任外单位职务形成的与集团公司无关的文件材料,有关工作参考的文件材料等;

(三)各分、子公司的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料等。


第五章保管期限

 

第十五条集团公司档案部门应全面分析和鉴别文件材料的现实作用和历史作用,准确划分档案保管期限。

第十六条保管期限分为永久和定期,(管理制度 www.aidwz.com )定期分为十年、三十年。

第十七条具体的保管期限划分办法按照国家档案局第八号令执行。


第六章利用统计

 

第十八条利用本单位(部门)形成的文书档案直接到集团公司档案部门办理利用手续;利用其他单位(部门)业务范围内的文书档案及外来文件,须经所属单位(部门)和集团公司档案部门负责人批准。

第十九条查阅集团公司董事会、监事会、总经理办公会、党委会议的记录、纪要,须经董事长、监事会主席、总经理、党委书记批准。此类档案不借阅。

第二十条利用秘密级文书档案,须由所在单位(部门)和集团公司档案部门负责人批准。

第二十一条利用机密、绝密级文书档案,仅限于规定阅读范围内的员工;其他员工因特殊情况确需查阅时,须经集团公司主管领导批准。此类档案一般不外借、不复制;确需外借或复制时,须经集团公司主管领导批准。

第二十二条凡利用文书档案的员工,必须爱护文书档案,不得污损和涂、划、勾、圈、拆、撕,不得丢失或转借他人。

第二十三条利用密级文书档案的员工要严格遵守保密制度,对档案内容不得泄露,不得摘抄、拍照等。如有泄密、失密现象,应及时报告集团公司保密部门采取有效补救措施,不得隐瞒,并对有关责任人进行查处。

第二十四条档案人员对归还的文书档案认真清点,查有无破损、污染、丢失等现象。

第二十五条文书档案的利用应严格履行查阅、借阅、复印等手续,档案人员每年年底对利用登记情况进行统计与报表。


第七章鉴定、销毁

 

第二十六条对于没有利用价值的档案和超过保管期限的档案,经相关部门鉴定、集团公司主管领导批准,由省保密部门监稍。


第八章附则

 

第二十七条本规范自印发之日起施行。

第二十八条本规范由集团公司人力资源部负责解释。

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