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公司公文处理办法

作者:www.aidwz.com 时间:2013-10-30 12:31 点击:
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第一章总则

 

第一条为使公司的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化,并逐步与国际惯例接轨,参照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》( GB/T 9704-1999 ),结合公司的实际情况,特制定本办法。

第二条奋司公文是管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文,是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布规章和措施,请示和答复问题,安排生产经营活动,布置和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具。

第三条办理公文,应实事求是、认真负责,克服形式主义和文犊主义,提高公文处理工作的效率和质量,行文要少而精、注重效用。

第四条公司总经理工作部及所属单位的相应部门是公文处理管理机构,主管本单位并负责指导所属单位的公文处理工作。各单位应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守,转变作风,更新观念,勤奋好学,并具备有关专业知识。

第五条公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和梢毁。推广采用办公自动化系统处理公文。

第六条公文处理工作应贯彻党政分开和政企分开的原则。在公文处理工作中,必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定,确保国家秘密安全。机密文电要有专人保管和处理,按规定范围传阅、使用。

 

第二章公文种类

 

第七条公司常用的公文种类主要有:

(一)决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排。

(二)规定、办法:规定适用于对某项工作或活动做出安排,提出具体管理措施;办法适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。

(三)通知:适用于发布规章;批转所属单位的公文,转发上级和不相隶属单位的公文;要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项,如任免和聘用干部。

(四)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

(五)报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级单位的询问。

(六)请示:适用于向上级单位请求指示、批准。

(七)批复:适用于答复所属单位请示事项。

(八)函:适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题,向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与应急公务等,用便函。

(九)会议纪要:适用于记载和传达会议情况和议定事项。

(十)意见:适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见;答复对方征求对某项工作的意见。


第三章公文格式

 

第八条公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程序、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。

(一)发文单位应写单位全称或规范化简称;联合行文,主办单位应当排列在前。

(二)有保密要求的公文,应根据保密程度,在公文首页右上角标明绝密、机密、秘密。

(三)紧急公文,应根据紧急程度,在公文首页右上角标明特急、急件;紧急电报应当分别标明特急、加急、平急。

(四)发文字号一般包括:代字、年号、序号;联合行文只标明主办单位发文字号。公司部门的发文代字不得与公司发文代字相混同。

公文的发文字号一般标注在发文单位之下,横线上方居中;函件的发文字号标注在横线下方右侧。

(五)上报的公文,应在横线上方左侧标注字号,右侧注明签发人,如有会签单位,应注明会签人姓名。

(六)公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容,并准确标明套文种类,标题中一般不用标点符号。

转发文件的标题,除转发的文种为通知时省略外,其他文种可保留一级。如“转发x x批复的通知”;转发的文种是通知时,为“转发x x的通知”。

(七)公文如有附件,应在正文之后,成文日期之前注明附件的顺序和名称。

(八)公文除会议纪要(以会议纪要名称为文头的)外,一律加盖印章。联合发文,联合单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序,应与文头单位排列顺序相同。

(九)成文日期,以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发单位领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的文件,以通过日期为准,并在标准之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

(十)文件应当标注主题词;上报的文件,应按照上级单位的要求标注主题词;下发的文件,应标注主题词表中规定的词,一般不超过五个词汇。

第九条文字从左至右横写、横排;用纸应按国际标准为A4型,左侧装订。

标题用二号小标宋体字,正文用三号仿宋体字。


第四章行文规则

 

第十条行文关系,应根据各自的隶属关系和职权范围确定:

(一)公司在职权范围内,可以时所属单位行文;可以同各部委,各省、自治区、直辖市人民政府互相行文;可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。

(二)公司各部门就具体业务工作,(管理制度 www.aidwz.com )可对公司所属单位行文。

(三)各专业会议通知、会议纪要、转发文件、经验介绍等,应以部门名义行文;公司领导讲话,应发《内部情况通报》;总经理会议及办公会议应发专题纪要。

第十一条一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时,应抄送越过的单位。向下级单位的重要行文,应同时抄送直接上级单位。

第十二条公司内部门之间对有关问题未经协商一致,不得行文。

第十三条同级单位、合作伙伴可以联合行文。公司和分公司不得联合行文。

第十四条请示的公文应一文一事;一般只写一个主送单位,如需同时送其他单位,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级单位;对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文,在报请上级或业务主管部门审批的同时,可抄送有关单位。

第十五条报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项外,请示不得直接送领导者个人。

第十六条公司内部规章制度,以“国电内规”字号印发,由法律事务部审核编号。公司内部门之间一般不行文。


第五章公文办理

 

第十七条收文处理:

收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

(一)分办:

1.公司收文,凡需办理的,由总经理工作部文秘部门提出拟办意见,重要的经总经理工作部领导审核,其中党中央、国务院的文件及领导批示送总经理阅批;国务院办公厅、各综合部门、各省政府及各所属单位的重要文件,按分工送总经理或副总经理阅批;各所属单位及其他部门的一般业务文件,按分工送各部门阅办。

涉及几个部门共同办理的文件,分文时应确定主办部门,由主办部门商有关部门会办。

2.对不属于本单位职权范围或者不适宜由本部门办理的,应迅速退回交办的文秘部门并说明理由。

3.各部门收到重要的或领导批示的文电,都要先经部门领导阅批,再交承办人办理或传阅。凡涉及其他部门或地方的问题,主办部门应当主动与有关部门或地方协商办理。

4.文件除绝密和有特殊要求的传阅后收回,其他均由各单位保管;凡需要办理的,由主办部门办后归档。

5.凡属公司领导和各部门传阅的文件,由总经理工作部文秘部门组织传阅,有关部门均不得积压,也不得横传。

(二)催办:

1.对重要的和有时限要求的文电,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

2。除文秘部门负责催办外,承办单位的领导、秘书都要及时催办,并将办理情况向有关方面反馈。

第十八条发文处理:

发文一般包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、稍毁等程序。

(一)拟稿:发公司文或部门文,用“发文稿纸”通过办公自动化系统拟稿。拟稿人应按发文稿纸上的栏目要求填写清楚,并签署日期。草拟公文应做到:

1.要符合国家的法律、法规和方针、政策、符合一x x工业的实际情况,符合公司的有关规定。

2.情况确实,观点明确,条理清楚,文字精练,书写工整,标点准确,篇幅力求简短。

3.人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年、月、日。引用公文应先引标题,后引发文字号,并加括号。使用简称时,一般先用全称,并注明简称。使用英文字母缩写时,应先用中文全称,并注明英文缩写。

4.结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1",第四层为“(1)“。

5.必须使用国家法定计量单位。

6.公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。

(二)会签:

1.公司发文凡涉及其他部门业务的应事先会签;公司发文应由有关部门领导会签;部门发文应由有关处室会签;如涉及总师协调事项,应先送总师核。

2.规范性文件需经法律部会签。为加速文件运转,应在发文稿纸中注明舍签时间和退文时间。

(三)核稿:各级领导要对文电稿进行全面审核,严格把关。公司发文在送领导签发之前,必须经总经理工作部核稿;各部门的综合处长要负责对本单位草拟的文件(公司发文及部门发文)进行初核,起到审核把关作用,时不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。

核稿的重汽:

1.是否需要行文;

2.有关部门、单位是否已协商、会签;

3.提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行;

4,公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

(四)签发:

1.重要的请示、报告先送主管副总经理审核,再送总经理签发。

2.一般发文按分工送副总经理签发。发文内容如涉及两位以上领导,应送其他领导核签。

3.授权签发:

(1)公司便函、贺电、唁电等授权总经理工作部主任代签;

(2)公司管理的干部离退休、参加工作时间和待遇变更以及人事、劳动统计报表、工商登记注册等,授权人事部或人力资源部主任代签;

(3)进口设备免关税、进出境免检、接待外宾、出国及赴港、澳、台地区的请示件等授权国际部主任代签;

(4)财政请款、银行印鉴变更及资产评佑确认、土地评估确认等,授权财务部主任代签;

(5)审计通知书和复议受理通知书,授权审计部主任代签。

4.审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅,应当视为同意。

5.草拟、修改和签批公文,用笔用墨必须符合归档要求。不得在文稿装订线外书写。

第十九条翻印:

上级单位标有密级的公文,除绝密和注明不准翻印的以外,经本单位负责人或者办公室主任批准,可以翻印,翻印件同正式文件一样管理。翻印时,要注明翻印机关、时间、份数和印发范围。

第二十条电报收发和处理:

(一)明码、密码电报由总经理工作部机要室、值班室签收,集中分办、管理,注明“亲收”的“绝密”、指人译电报,必须由收电人或收电人指定的人亲自启封;发电由会司领导(或部门领导)签发后,统一登记发出。

(二)属于需要办复的电报,应及时送公司领导或主办部门阅办,急电随到随办,不得积压。

(三)草拟发电稿,坚持一事一电、密来密复、明来明复、不得明密混用的原则,做到简明扼要,文字清楚,说明问题。

(四)密码电报是经密码隐蔽过的公文。凡属秘密和紧急、重要的事项,应按规定采用密码加密译发。

(五)密码电报要严格管理,不准擅自抄录、翻印、复制,不得在不利保密的场合存放、交接密码电报。不得携带密码电报到公共场所或作为出差、办事的证明。

第二十一条签报办理:

(一)公司本部各部门向总经理、副总经理、总经理助理和总师请示、报告重要事项用签报。

(二)总经理工作部为签报的管理部门。除人事任免、案件查处等内容的签报按有关规定办理外,其余签报均应通过办公自动化程序呈报,总经理工作部原则上不再受理纸质签报。经公司有关领导阅批的签报,由总经理工作部返回报送部门或送交有关的承办部门。

(三)时于涉及两个及以上部门的事项,应由主办部门会签协办部门。部门间如有分歧意见应在签报中注明。

 

第六章公文立卷,销毁

 

第二十二条公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》、《国家XX公司机关档案立卷归档制度》和有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料(包括音像)整理好,送本部门秘书立卷。

(一)公文归档要根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,保证归档文件材料的齐全、完整,能准确反映本部门主要工作情况,以便于保管和利用。

(二)联合办理的会文,定稿由主办单位立卷。

(三)具有长期或永久保存价值的电子文件,如没有纸质等拷贝件的,必须制成纸质文件。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。

(四)整理好的案卷,应当按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保管应归档的公文。

(五)没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导批准,可定期销毁。销毁秘密公文,要进行登记,由两人监销,保证不丢失,不漏销。

 

第七章附则

 

第二十三条外事等有特殊要求的会文处理,可按照有关部门的规定办理。

第二十四条本办法适用于公司本部各部门,各分公司、子公司、控股公司、科研、设计等单位可结合实际情况,参照执行。

第二十五条本办法由国家x x公司总经理工作部负责解释,自发布之日起执行。

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