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办公室定置管理制度

作者:www.aidwz.com 时间:2015-02-02 08:41 点击:
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1.目的

对办公现场中的人、物、场所三者之间的关系科学地分析划分区域,把需要的物品放在规定位置上,使其随手可得,促进办公室美观、高效、安全。

2.范围

公司各车间以及办公楼层的所有办公室均参照此规定执行。

3.工作内容

3.1办公室责任区域划分

3.1.1个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公桌周围1米之内的地面。每个人均有责任做好个人责任区的5S工作。

3.1.2公共责任区是指大堂、花草、门窗、公务桌、共用工作台、茶几、沙发、会议桌等。对公共区域可以责任到人或者实行轮流值日的方式由本办公室人员对办公室内区域物品负责。

3.2个人责任区域定置重点

3.2.1办公桌定置管理:

(1)个人办公桌应在规定的位置张贴办公人员的名牌。名牌应摆放在x x x地方,或张贴在x x x地方,各办公室应统一,保持整齐和美观。

(2)桌面定置要求:桌面原则上只允许放置以下与工作相关的物品,并在必要时划线或影印标示:电脑显示器、电话、绿色植物、桌面用文件夹或文件柜、茶杯、鼠标、笔筒。其他办公用具尽量放到第一级抽屉中。每天上下班均需对桌面进行整理,确保桌面整齐美观。

(3)办公桌抽屉、附件柜的定置要求:可移动的抽屉必须划线定置。抽屉第一格用于放置常用文具,杂件,最下面一个抽屉用于存放私人物品。抽屉内的物品、文件均需要整齐摆放,各员工至少每周对抽屉进行整理,按照整理标准,将3个月不用的物品从抽屉清走。

(4)电脑主机统一整齐放在桌子抽屉柜旁,须用直角定位法进行定位,主机须保持机箱盖的完整,严禁将机箱盖敞开使用电脑。

(5)个人办公桌的接线应确保安全整齐。杂乱的或超出长度需要弯曲的线需要使用束线将其固定,确保整齐。各种接线应确保安全,严禁随意接线。

(6)各办公室椅子应确保协调统一,个人离开办公桌应将椅子归位到规定影印区。严禁将衣服搭在椅背上,影响整体美观。

(7)办公桌前墙板上可张贴联系电话、日历表、行事历、随意贴等资料,但必须遵循美观协调的原则。

(9)个人物品如鞋、伞、包、衣服等严禁随意放置于办公桌区域或其他公共区域,必须存放于指定区域。

3.2.2文件柜定置要求。

(1)各文件柜内放置的文件夹应统一大小和颜色,为提高查找效率,每个文件夹上应对内装资料贴上标签并进行编号。文件夹需要用蓝色标示线进行位置标示,以很快能放人规定位置。并易于确认是否缺少文件夹。

(2)文件柜中籍应从高到低进行整齐摆放。并对书籍进行编号,方便放人和取出。相同颜色的尽量放在一起。书籍的存放应避免杂乱无章。

(3)每个文件柜应对内装的资料建立清单,并明确责任人,责任人至少每周一次对文件柜进行一次清扫动作。

(4)其他杂物类应整齐放人无玻璃仓的杂物柜,但依然需要整齐并定位存放。

3.2.3共用区域物品。

(1)共用区域物品应做到划线定位,必要时明确责任人。由责任人对该区域或设施进行整理。

(2)会议桌、茶几、沙发等必须明确负责人,当有客人或会议结束后,负责人需要对其进行及时清理。

3.2.4张贴规定。

(1)各办公室可张贴保密规定,企业文化宣传标语等文字,张贴须确保整体、美观。不影响整体办公室布局效果。

(2)各办公室可设定公告栏,公告栏需要张贴的文件,通知均需要x x部门批准,加盖同意张贴章后可以进行张贴,每份张贴物的左下角应注明张贴天数及起止时间,到期应由贴出人负责收回。

(3)各公共办公室可设定人员去向表,以了解人员动向。
 

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